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财务报销管理暂行规定

编辑: 时间:2020-10-09 点击数:

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黑生科职院【2020】59号

 


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财务报销管理暂行规定

为加强学院会计基础工作,进一步规范学院财务报销流程和手续,方便广大教职工办理财务报销业务,提高工作效率,依据《中华人民共和国会计法》、《会计基础工作规范》、《高等学校会计制度》、《正规赌博十大app排名-正规赌博app网址财务管理办法》等文件精神,结合学院实际,特制定本规定。

一、报销单据要求

(一)从外单位取得的报销单据必须是印制有税务机关发票监制章的税务发票(火车、飞机、汽车、轮船及部分交通费票据除外),或者是印制有财政部门票据监制章的行政事业性收据,内容必须据实填写完整。具体包括:受票单位名称(必须是正规赌博十大app排名-正规赌博app网址);开票日期;物品名称或费用内容;数量、单价及金额(金额大小写须一致);开票人签名或盖章(开票人姓名应用全称);必须加盖开票单位发票专用章。对小规模经营者、个体工商户等确实无法开出合法票据的,可由当地税务部门代开,开出的票据必须印制有税务部门监制章并加盖开票税务机关的印章。

电子会计凭证的处理根据财政部、国家档案局发布的《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》要求实行。电子会计凭证是指单位从外部接收的电子形式的各类会计凭证,包括电子发票、财政电子票据、电子客票、电子行程单、电子海关专用缴款书、银行电子回单电子会计凭证。电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据,同时要提交打印该纸质件的电子会计凭证。

(二)报销发票记载的各项内容均不得有涂改、挖补等现象。内容记载有错误的,应由出具单位重开,不得在原单据上更正。金额大小写不一致,一律不予报销。一式几联的发票或收据,必须用双面复写纸(发票和收据本身具备复写纸功能的除外)套写,否则不予报销。

(三)对笼统以办公用品、文具、材料、图书或代码填开的购物发票,不予报销;一张发票内容开具不完的,可在物品名称中填开“附明细”并索要所购买物品的明细清单(物品的明细清单必须由税控系统填开),并加盖与发票签章相同的发票专用章。在超市购买商品报销时,须提供超市机制发票(发票上须注明品名、单价、数量)且商品符合财务报销规定。网上购买物品的,在报销时除提供正式发票外,还须提供网上交易明细清单,无明细清单的,原则上不予报销。

(四)各种原始发票不慎丢失,须取得原开票单位的发票存根或记账联的复印件,并加盖原开票单位发票专用章并经当事人所在部门领导签署意见方可作为报销单据。出差车船票、飞机票不慎丢失,须由当事人书面说明情况(若是参加会议,须附上会议通知),打印购票记录并由当事人所在部门负责人审批后才能代替原始报销凭据。

(五)为提高报账工作效率,便于会计凭证的装订及保管,原始凭证应分类整齐地粘贴在“黑龙江生物科技职业学院原始凭证粘贴单”上,填明单据张数、金额。交财务处报销时不得有涂改现象。根据“一事一报”的原则,不得将单据不加区分地混合粘贴在一张粘贴单上。对不按规定类别粘贴且粘贴不整齐的报销单据,财务处不予受理。

二、报销手续规定

(一)报销手续的一般规定

1.办理支出报销业务必须按规定取得或填制合法、有效的原始凭证。对不合法、不完整的原始凭证,财务处有权拒绝办理。特殊原因须附书面情况说明,经部门负责人和分管院领导审批后依据有关规定实行。

2.为保证会计核算及时、正常进行,当月发生的费用当月报销,超过60天不填报且无合理理由的视为自愿放弃报销。当年取得的报销凭据(以报销凭据上的日期为准),应当年报销。

3.各类开支应事先通过OA申请签批,同意后方能实行。报销时须有经办人、验收人、审批人签字,对单项支出金额超过2 万元(含2万元)的修缮(含维修、装修)、安装工程项目及设备采购支出,需经学院资产管理办公室签署意见,方可付款报销;对单项支出金额低于2 万元超过1万元(含1万元)的修缮(含维修、装修)、安装工程项目支出,需提供询价单及合同,方可报销。对教育教学专项支出的报销需由业务部门填写专用的“专项资金报销单”,经双高办确认,由学院主管副院长签批后,履行正常审签手续后方可付款报销。所有签字要求字迹清晰,使用黑墨水或者碳素墨水书写,不得使用圆珠笔、铅笔等书写。经办人、证明人(或验收人)、审批人不能同为一人。审批坚持谁主管、谁签批、谁负责的审批制度。经费审批负责人本人发生的开支须由其他领导审批。审批人对所审签票据的真实性、合法性负责。

4.同一笔经济业务的报销凭证应合并核算,不得人为拆分。各类开支报销必须经主管院领导审批。单笔支出金额或同类业务累计金额超过1万元(含1万元)的须经学院分管院领导签字,再由院长签字后方可报销。单笔支出金额或同类业务累计金额超过0.2万元(含0.2万元)的须经分管财务院领导签字后方可报销。学院各分管院领导对所属部门经费支付单笔额度或同类业务累计额度不得超过0.2万元。

5.报销经办人只限学院在编在岗教职工和长期聘用人员。临时聘用人员、在校本专科学生以及其他社会人员不能作为报销经办人。

6.OA流程中借款人、领款人、报帐人必须是同一人。

(二)物品购置开支报销手续

1.一般物料用品开支报销手续

一般物料用品开支报销应取得购物发票,并按规定办理验收和审批手续后才能报销。

学院的专用材料费实行总量控制,分部门管理的原则。根据下达的校内预算,教学用专用材料及参加各种竞赛用专用材料费由教务处管理。专用材料费应集中采购,统一管理,大额采购按学院有关招投标办法实行。报销时需提供材料费发票及资产管理办公室签字确认的“采购资料确认单”。发票需由经办人、部门主要负责人、使用人及使用部门负责人、学院分管院领导、院长签字。

2.达到固定资产标准的仪器设备开支报销手续

单价在1000元以上(含1000元)能独立使用,且使用年限在一年以上,并在使用过程中保持原有形态的物品以及批量购置单价未达到标准使用年限超过1年的物品按固定资产管理应在取得采购发票,办理验收和固定资产登记手续,并按规定履行审批手续后方能报销。

3.对于大宗商品采购(一次采购金额超过0.5万元)及服务类开支(印刷服务、咨询服务、培训宿费及租车等)报销在取得发票同时要提供真实有效的合同作为报销凭证。

(三)会务费、培训费的报销

1.会务费、培训费用报销须提供加盖承办单位公章的书面通知。

2.无书面通知或所报会务费、资料费金额与通知不符的,应出具由项目负责人签审的外出培训或开会的情况说明,并注明培训或会议内容、主办单位、时间和地点等,哈尔滨市以外的培训或会议,填制差旅费报销单,票据与差旅费一并报销。具体事宜按《正规赌博十大app排名-正规赌博app网址差旅费管理办法》和《正规赌博十大app排名-正规赌博app网址教师参加培训和会议管理办法(修订)》等管理规定实行。

3. 校内各院承办各类会议、竞赛、培训、大型活动的,必须有承办会议相关材料和会议费预算方可列支。

(四)公务交通费用

公务交通费用报销按《正规赌博十大app排名-正规赌博app网址公务交通费用报销办法》的规定实行。

(五)公务车辆费用

公务车辆费用报销范围为因公务活动而发生的车辆费用,包括修理费、燃油费、停车费、清洗美容费、保险费、养路费、年检费等项目。使用公车时发生的各种违章罚款不予报销。

车辆的修理费、燃油费、保险费、养路费、年检费等项目由学院党政办公室负责统计核销。公务车辆发生的各项费用报销时原则上由财务部门通过银行直接汇入对方企业账户。公务车辆保险费用必须履行采购招标手续,报销时必须提供经资产管理办公室确认的“资料确认单”。对公务车到外地出差时发生的燃油费及过路过桥费应使用公务卡支付,对于个别加油站不能使用公务卡结算的,应由报销人出具说明经部门负责人签字后方可报销。

(六)水电费用

水电费用为教学、办公场所及学生宿舍自来水费、电费,报销时应注明类别和费用所属期间。如果费用采取预存款形式,每次借预存款金额不得大于一个月所发生费用(寒暑假期间预存款借款金额除外),已发生的借款应于下次借款前报账还款,如在下次借款前未能报账还款需写明原因由分管副院长签批后方可借款。

(七)邮电费用

邮电费用包括各类信件邮寄费、商品以外的铁路托运费、固定电话费、宽带上网费等。邮寄费要求提供邮寄清单,注明时间、收件人和邮寄内容。固定电话费报销单据中注明费用所属时期;如果费用支出采用预存款形式,统一按实际发票金额报销并注明费用所属期间。

(八)保险费

保险费主要是学生实习及参加技能大赛为学生提供的人身意外险。报销时除提供保险发票外,还应提供被保人员名单。

(九)各种借款必须及时报销。借款个人在从事公务活动结束后十五日内,持原始有效凭证及时到学院财务处办理报销或还款业务。借款报销或偿还款项期限不得超过借款任务完成后的三十个工作日。对逾期不报者,财务处本着“谁借款谁还款”的原则,向有关部门发出通知,通知下达一周后仍未报销的,报请院领导班子批准后,从当事人的校内津贴中予以逐月扣还。

教职工调离、退休,离职前须到财务处结清借款,短期无法结清应指定接收人并重新办理借款手续。

(十)临时工(包括学生)劳务费、聘用人员和在职职工的监考费、加班费、讲课费、评审费、答辩费等劳务费以及向学生发放的奖学金、生活困难补助等补贴须凭领报单办理报销手续。报账时需提供报销项目的情况说明及填写领报单,领报单应包括以下主要内容:领报单位、领报人姓名、天数、标准、金额、合计、领款人本人的签名。外聘专家评审费、讲座课时费等劳务费报销时须提供专家提供服务的项目材料及由税务机关代开的劳务费发票。

相关费用支付时,由财务处按照《中华人民共和国个人所得税法》规定,代扣代缴个人所得税。

(十一)零星修缮工程(含维修、装修、安装)开支报销须凭合同、加工或维修明细清单(注明材料费、人工费等)、经审计的工程结算单、工程验收证明、发票以及审批手续单履行报销手续。

三、现金支付规定

(一)按照国务院《现金管理暂行条例》的规定,向外单位购买物品、支付工程款或服务费用开支在1000元以上(含1000元)的,应通过银行转账结算,不得自行用现金结算。通过银行转账结算,经办人须提供收款单位全称、账号、开户银行名称等信息,收款单位名称须与发票或收据上收款单位全称一致,否则财务部门不予办理。

(二)退还押金等款项时,须交还收款收据,退付押金通过银行转账方式支付,无特殊原因不得退付现金。

(三)所有报销款项原则上一律转入报销人公务卡(个人补助转入工资卡)。使用公务卡支付的报销款项还需提供银联签购单(即POS刷卡单)财务处方可办理公务卡转账。不属于现金支付范围的款项须办理国库集中支付或银行转账结算。

四、财务处对外报账时间

除每周三下午政治学习及每月最后一个工作日因内部处理结账业务需要不对外报销外,其他工作时间均可报账。

 本规定自下发之日起开始实行。

 

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